Kurt Briggs - 伟彭公司资金管理部经理
遴选过程
因此，我们决定实施新的TMS，以帮助我们加强财务和资金管理工作的连贯性。该系统应能处理现在和未来的数据量，并具备必要技术来满足我们的资金管理需求，同时又在我们的预算目标内。此外，我们寻求一家能根据我们不断变化的需求来灵活调整系统的供应商，以及一支强大的、能帮助我们优化系统使用的客户支持团队。
我们寻求一家能根据我们不断变化的需求来灵活调整系统的供应商，以及一支强大的、能帮助我们优化系统使用的客户支持团队。
我们采取了结构化的遴选过程来挑选新系统。第一任务是通过分析现有流程来罗列我们的需求。这形成了征求信息/征求建议函（RFP）的基础，我们把这些函件发给著名的TMS解决方案供应商。我们根据内部决定的权重来为RFP打分，并根据结果邀请三家供应商展示他们的产品。我们为这些展示设定了额外的标准，并在作出最终选择前进行了背景调查。
选定供应商
我们最终根据TMS的功能适用性、其建立连贯的业务流程的能力、供应商今后支持和维护系统的能力以及背景调查的结果作出决定。此外，由于缺少内部IT资源，我们选择了ASP（应用服务提供商）解决方案。我们邀请公司采购部参与项目初步筛选、遴选和谈判阶段的工作，以确保符合公司IT采购方面的准则。供应商选定后，价格和合约条款谈判直接由采购部负责，财务部则提供支持，以确保业务需求得到满足。在价格和合约谈判过程中，我们整理了数据表、代码结构等，为日后实施做准备。因此，当开始实施新TMS时，我们已准备妥当。我们之前已实施过其它TMS解决方案，对此类项目有一些经验，我们实施新系统用了大约九个月时间。
挑战
即便有了事先准备，仍会遇到一些挑战，需要人工变通办法。这些问题都已得到解决，因而我们的系统使用更有效率。例如，TMS有某些功能缺陷。显然，为欧洲市场设计的系统未必可直接用于美国，反之亦然。例如，欧洲并没有在途期的观念，因此，专为欧洲客户设计的系统需作出调整以支持美国的资金管理需求；同样地，基于美国的系统在投入欧洲使用时也需增加倒填日期交易的功能。并且，我们发现通过合计交易来计算余额的系统在美国遇到问题：启用新系统需有一个固定的最初余额。
成果
我们成功地实现了项目目标，并实现了整合输入和输出TMS系统相关信息的自动化，例如银行结单报告、支付、债务/投资预测等。我们通过一门户网站投资盈余现金，该门户网站也可与TMS整合，并且TMS和我们的总帐系统之间有界面链接。自一年前实施该系统以来，我们能改变集中帐户结构，因此，我们现在拥有单一的资金管理集中银行，这节省了支付文件传输，改善了集团内部资金转帐（作为帐面记录而非电汇）。我们现在有了一个单一的资金管理平台，可连贯地管理集团资金，从而使我们能专注于优化投资策略，而非管理现金流。
我们在报告方面也取得了很大进展。TMS每天自动生成大量报告，而在过去，这需要大量的人工操作。其它操作，例如支付批准，也变得更有效率。过去，紧急电汇必须填表，再由我们的应付帐款部送到资金管理部。现在，他们能使用TMS，消除了重复填写数据的工作。很多公司的资金管理部和应付帐款部通过此类效率的提高而减少了全时工作当量（FTE）。[[[PAGE]]]
未来机遇
每家公司都力求提高效率，优化现金；在实施行动前，我们需要了解现金所处位置，并具备更高效率地分析和预测现金流的工具。使用新的TMS使我们更好地了解企业的现金流走向，从而提高了我们实现目标的能力。展望未来，随着我们将新开发的海外公司的业务流程和信息整合至TMS，一个单一、整合、通过网络进入的平台所带来的好处将将变得更加重要；例如，位于亚太地区的员工可以直接把人工电汇输入系统。我们在爱尔兰和中国都有业务，使用通用的TMS平台对我们而言是一种可行的方法。
建议
此类项目对资金管理部至关重要，既带来挑战，也带来机遇。根据我们的经验，在和TMS供应商接洽之前，准备目前和未来的业务流程资料很重要，这有助于讨论集中在公司的特定流程和需求上。做了这一步以后，RFP的设计应便于给出明确回复，这样才能以准确反映业务需求的客观标准来衡量。一旦选定了供应商，RFP回复应构成合约的一部分，以确保提供信息的责任。
在作出决定前，与少数几家供应商见面并借鉴参考很有好处。我们选定供应商后，发现由在此方面经验丰富的采购团队来负责谈判对我们很有利；否则，过程可能要拖延很久，且最终达成的合约不一定符合公司的最佳利益。定一个固定价格（包括软件和实施费用）有助于防止预算超支，并防止供应商为了报出比其他供应商更优惠的价格而刻意将实施费用最小化。但是，这就要求项目充分细化，包括列出双方各自的角色和责任。在实施过程中，应预期会遇到阻碍，所以应做好充分准备，来预测和最小化障碍，保证按进度表实施。
最后，不同的TMS应用程序，其复杂性和费用也不同，因此，财务人员在着手筛选项目之前，必须清楚地了解现在和未来的需求；适用于大公司的系统并不适用于小公司，反之亦然。
